Ob du als Freiberufler zu Kunden fährst oder in einem kleinen Unternehmen ein Fahrzeug betreust: Entscheidend ist eine Routine, die unterwegs funktioniert. Die Produktseite zum kostenlosen Fahrtenbuch beschreibt den enthaltenen Funktionsumfang. Hier geht es um deine täglichen Arbeitsschritte und die Kontrolle vor dem Export.
1. Zugang und Fahrzeug vorbereiten
Öffne die RideLink Web-App (neuer Tab) im Browser oder nutze die bestehende RideLink App für iOS (App Store, neuer Tab) beziehungsweise Android (Google Play, neuer Tab). Caranea ist eine Marke der RideLink GmbH; deshalb führt dein Einstieg zu RideLink.
- Zugang einrichten: Melde dich an beziehungsweise richte deinen Zugang ein. Prüfe, ob du das richtige Konto verwendest.
- Fahrzeug zuordnen: Lege dein Fahrzeug an oder wähle das bereits vorhandene. Kontrolliere seine Identität, bevor du Fahrten zuordnest – gerade wenn im Konto mehrere Fahrzeuge vorhanden sind.
- Anfangsstand festhalten: Lies vor der ersten Fahrt den tatsächlichen Kilometerstand am Fahrzeug ab. Er bildet den Ausgangspunkt für deine Plausibilitätskontrolle.
- Kurze Routine festlegen: Plane die Ergänzung nach jeder Fahrt ein. In einem Betrieb sollte klar sein, wer Angaben festhält und wer offene Fragen bearbeitet.
Du kannst mit der kostenlosen App beginnen. Zusätzliche Hardware und das zugehörige Abo sind optional. Wenn du später eine an das Fahrzeug gebundene automatische Aufzeichnung ergänzen möchtest, vergleiche die GPS-Tracker und die aktuellen Hardware- und Abopreise. Für die Entscheidung hilft auch der Ratgeber Fahrtenbuch kostenlos oder kostenpflichtig: Was passt zu deinem Alltag?
2. Den ersten Eintrag vollständig festhalten
Erfasse die Fahrt in der App und prüfe die gespeicherten Angaben möglichst direkt nach der Ankunft. Wähle die passende Kategorie und ergänze einen verständlichen Anlass. Eine Angabe wie „Kunde“ hilft später wenig; „Abstimmung des Website-Entwurfs mit der Musterwerk GmbH“ erklärt den betrieblichen Zusammenhang.
Für steuerlich verwendete Fahrtenbücher nennt das BMF insbesondere eine zeitnahe, geschlossene und vollständige Aufzeichnung in fortlaufendem Zusammenhang. Dazu gehören die Kilometerstände und ein ausreichend konkret bezeichnetes Fahrtziel. Eine spätere Zusammenstellung aus Kalendernotizen ersetzt diesen Ablauf nicht. BMF LStH 2026, H 8.1: Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (amtliche Quelle, neuer Tab).
Als praktische Gedächtnisstütze kannst du bei einer betrieblichen Fahrt diese Fragen durchgehen:
- Wann? Datum der Fahrt.
- Wie weit? Abgelesener Kilometerstand zu Beginn und am Ende; Differenz auf Plausibilität prüfen.
- Wohin? Tatsächliches Ziel so konkret, dass es nachvollziehbar ist; bei einem Umweg auch den Verlauf festhalten.
- Warum und zu wem? Konkreter betrieblicher Anlass und aufgesuchter Geschäftspartner.
Für überlassene Arbeitnehmer-Dienstwagen führt R 8.1 diese Angaben für dienstliche Fahrten auf; bei Privatfahrten genügen Kilometerangaben, für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk. Diese Fahrtarten müssen passend abgegrenzt werden. BMF LStH 2026, R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 (amtliche Quelle, neuer Tab). Die Einordnung deiner Fahrten als Selbstständiger oder Freiberufler ist damit nicht automatisch geklärt. Die ausführlichen Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch helfen dir, den passenden Einsatz mit deiner Steuerberatung abzustimmen.
Notiere den tatsächlichen Anlass, solange er noch präsent ist. Ein Auftrag oder Kalendereintrag kann beim Abgleich helfen; er belegt allein weder die gefahrene Strecke noch den Kilometerstand.
3. Ein fiktiver Tag: vier Fahrten, 50 Kilometer
Die selbstständige Gestalterin Lea nutzt ein Fahrzeug. Am 30. September 2026 fährt sie von ihrem Büro zu einer Kundin, zurück ins Büro und am Abend auf eine private Hin- und Rückfahrt. Alle Namen, Orte und Werte im folgenden Beispiel sind erfunden. Es zeigt eine vereinfachte Tageskontrolle, kein vollständiges steuerliches Musterfahrtenbuch und keinen Caranea-Export.
Auf kleinen Bildschirmen kannst du die Tabelle seitlich verschieben. Mit der Tastatur: Tabelle fokussieren und Pfeiltasten verwenden.
| Fahrt | Zuordnung und Anlass | Kilometerstand | Strecke |
|---|---|---|---|
| 09:00–09:25 Büro → Musterwerk GmbH | Betrieblich: Website-Entwurf mit der Kundin abstimmen. Fiktives Ziel: Werkstraße 12, 12345 Beispielstadt. | 24.800 → 24.818 km | 18 km |
| 11:00–11:25 Musterwerk GmbH → Büro | Betrieblich: Rückfahrt nach der Entwurfsbesprechung. Fiktives Ziel: Büroweg 4, 12345 Beispielstadt. | 24.818 → 24.836 km | 18 km |
| 18:00–18:15 Private Hinfahrt | Privat; kein betrieblicher Fahrtanlass. | 24.836 → 24.843 km | 7 km |
| 19:00–19:15 Private Rückfahrt | Privat; kein betrieblicher Fahrtanlass. | 24.843 → 24.850 km | 7 km |
| Tagesdifferenz: 24.850 − 24.800 km | 50 km | ||
Leas Kontrolle ergibt 36 betriebliche Kilometer + 14 private Kilometer = 50 Kilometer. Jeder Anfangsstand schließt an den vorigen Endstand an. Der Wechsel zur privaten Nutzung liegt bei 24.836 km. Die Uhrzeiten strukturieren hier nur das Beispiel; die Darstellung sagt nichts über die tatsächlichen Eingabefelder der App aus.
Am ersten Ziel ergänzt Lea den konkreten Besuchsanlass. Nach der Rückfahrt prüft sie den neuen Kilometerstand. Die privaten Abschnitte ordnet sie ebenfalls zu, damit die Tagesübersicht nicht nach dem letzten Kundentermin endet. Diese Routine lässt sich auch mit mehr Fahrten nutzen: Entscheidend sind die tatsächlichen Abschnitte, nicht eine möglichst glatte Tagessumme.
4. Kategorien, Lücken und Änderungen prüfen
Gehe deine Fahrtenliste durch und gleiche sie mit dem tatsächlichen Tag ab. Prüfe das Fahrzeug, den angezeigten Zeitraum und die Zuordnung jeder Fahrt. Gibt es einen Eintrag ohne verständlichen Anlass, eine doppelte Fahrt oder eine Strecke, die in der Übersicht fehlt? Kümmere dich darum, bevor du den Zeitraum als erledigt behandelst.
Eine Lücke zuerst aufklären
Im kostenlosen Funktionsumfang kannst du Aufzeichnungslücken prüfen und bearbeiten. Stelle zuerst fest, welcher Abschnitt tatsächlich fehlt und welche Angaben du sicher belegen kannst. Prüfe bei einer technischen Auffälligkeit auch, ob du das richtige Fahrzeug und den passenden Zeitraum ansiehst. Ein vermuteter Kundentermin darf nicht allein deshalb als betriebliche Fahrt erscheinen, weil damit die Kilometerdifferenz verschwindet.
Korrekturen nachvollziehbar durchführen
Nutze für notwendige Berichtigungen den vorgesehenen Bearbeitungsweg und die enthaltene Änderungshistorie. Halte den Grund einer Korrektur nachvollziehbar fest und kontrolliere anschließend den Eintrag. Bei Unsicherheit über den konkreten Bedienablauf hilft der Caranea-Kontakt.
Der BFH verlangt bei elektronischen Fahrtenbüchern, dass spätere Datenänderungen entweder technisch ausgeschlossen oder in ihrem Umfang in der Datei selbst dokumentiert und erkennbar sind. Eine nur durch weitere Administratorabfragen sichtbare Historie genügt dafür nicht. BFH, Beschluss vom 12. Januar 2024, VI B 37/23 (amtliche Quelle, neuer Tab). Eine enthaltene Bearbeitungsfunktion bedeutet deshalb nicht, dass sich jeder Mangel nachträglich steuerlich beheben lässt. Der Ratgeber Fehler im elektronischen Fahrtenbuch richtig korrigieren erklärt typische Fälle und sinnvolle Prüfschritte.
5. Fahrtenbuch kostenlos als PDF exportieren
Der PDF-Export ist Teil des kostenlosen App-Fahrtenbuchs. Lege zunächst fest, für welches Fahrzeug und welchen Zeitraum du die Unterlagen benötigst. Prüfe die zugehörigen Fahrten und nutze dann den vorhandenen PDF-Export. Ein monatlicher Export kann für deine Ablage praktisch sein; er ersetzt nicht die laufende Pflege nach den Fahrten.
- Vor dem Export: Sind Fahrzeug, Zeitraum und Fahrtzuordnungen richtig? Sind alle notwendigen Angaben vorhanden und offene Lücken geklärt?
- Die erzeugte Datei öffnen: Kontrolliere, ob sie lesbar ist und die erwarteten Fahrten umfasst. Vergleiche die Kilometerangaben mit deinen geprüften Aufzeichnungen.
- Änderungen prüfen: Stelle fest, wie notwendige Berichtigungen in den für die Prüfung vorgesehenen Unterlagen nachvollziehbar sind. Gehe nicht allein wegen der Dateiendung PDF davon aus, dass der Nachweis vollständig ist.
- Geordnet ablegen: Ein selbst gewählter Dateiname wie „Fahrtenbuch_Fahrzeug-A_2026-09.pdf“ erleichtert die Ablage. Das ist ein Organisationstipp und kein vorgegebener Exportname.
- Gezielt weitergeben: Stimme mit Büro oder Steuerberatung ab, welche Unterlagen für den jeweiligen Zweck benötigt werden und welchen Übertragungsweg ihr nutzt.
Fällt im PDF etwas auf, prüfe den zugrunde liegenden Eintrag. Bearbeite die Aufzeichnung nachvollziehbar über den vorgesehenen Weg und erzeuge danach bei Bedarf einen neuen Export. Eine manuelle Änderung an der PDF-Datei würde die ursprüngliche Dokumentation nicht berichtigen.
Das PDF ist eine Ausgabe deiner Daten. Es ersetzt weder die vollständige laufende Aufzeichnung noch deren Änderungshistorie. Ob ein steuerlicher Nachweis ausreicht, hängt vom tatsächlich geführten Fahrtenbuch und deinem Einsatzfall ab.
Deine kurze Fahrtenbuch-Checkliste
- Richtiges Konto und richtiges Fahrzeug verwenden.
- Kilometerstand vor der ersten Fahrt und nach den Fahrten plausibilisieren.
- Fahrten zeitnah erfassen, zuordnen und den tatsächlichen Anlass ergänzen.
- Betriebliche und private Nutzung sowie gegebenenfalls Arbeitswege passend unterscheiden.
- Fehlende Abschnitte und Doppelungen unmittelbar klären.
- Berichtigungen über den vorgesehenen Weg durchführen und ihre Nachvollziehbarkeit prüfen.
- PDF öffnen, Inhalt kontrollieren und nachvollziehbar ablegen.
Bei einem Einzelfahrzeug reicht als organisatorischer Start eine klare persönliche Routine. In einem kleinen Unternehmen ergänzt du eine Zuständigkeit für Rückfragen. Eine zusätzliche regelmäßige Gesamtsicht hilft, wiederkehrende Probleme zu erkennen; sie verschiebt die laufende Dokumentation nicht auf das Monatsende.
Häufige Fragen zum kostenlosen Führen eines Fahrtenbuchs
Kann ich das vollständige Fahrtenbuch kostenlos nutzen?
Ja. Die kostenlose Caranea-App-Nutzung umfasst Fahrterfassung und Verwaltung, Kategorisierung, Änderungshistorie, Lückenbehandlung und PDF-Export. Dafür brauchst du weder zusätzliche Tracker-Hardware noch ein Tracker-Abo.
Wie starte ich auf dem Smartphone oder am Computer?
Am Computer öffnest du app.ridelink.com im Browser. Auf dem Smartphone nutzt du die bestehende RideLink App für iOS oder Android. Richte deinen Zugang und dein Fahrzeug ein und prüfe deine ersten Fahrten zeitnah.
Was mache ich, wenn ich eine Fahrt vergessen habe?
Kläre so früh wie möglich, welche Fahrt und welche Angaben fehlen. Nutze die Funktionen zur Lückenbehandlung und dokumentiere eine notwendige Ergänzung nachvollziehbar. Erfinde keine Kilometer oder Anlässe; bei steuerlich bedeutsamen Lücken sollte deine Steuerberatung den konkreten Fall beurteilen.
Ist der PDF-Export ebenfalls kostenlos?
Ja. Prüfe zuerst deine Einträge und anschließend die erzeugte Datei. Eine vollständige PDF-Ausgabe kann bei Ablage und Weitergabe helfen; sie ersetzt nicht die ordnungsgemäße Führung der ursprünglichen Aufzeichnungen.
Brauche ich später doch einen kostenpflichtigen Tracker?
Für das vollständige App-Fahrtenbuch bleibt zusätzliche Hardware optional. Ein Tracker kann interessant sein, wenn du eine an das Fahrzeug gebundene automatische Aufzeichnung möchtest. Vergleiche dafür Gerät, Einsatzfall und laufenden Tarif separat.
Inhalt und verlinkte steuerliche Primärquellen geprüft am 30. September 2026. Produktumfang gemäß Betreiberbestätigung. Das Tagesbeispiel dient der praktischen Erläuterung und ist kein vollständiges steuerliches Muster. Die Anleitung beschreibt Arbeitsschritte, keine verbindliche Klickfolge für eine bestimmte App-Version.