0,30 € je Kilometer sind keine allgemeine gesetzliche Kundenpauschale. Ein steuerlicher Kostenansatz und dein vertraglicher Verkaufspreis beantworten verschiedene Fragen. Bei Vergütungen können je nach Tätigkeit besondere Regeln gelten; für Dienstleistungen und Werkleistungen enthalten § 612 BGB und § 632 BGB auch Regelungen für nicht ausdrücklich festgelegte Vergütungen. Vermeide Unklarheiten, indem du Fahrtkosten vor dem Auftrag verständlich vereinbarst.
Kilometerpreis, Anfahrtspauschale und Reisezeit sind drei verschiedene Positionen
Lege bereits im Angebot fest, ob die Anfahrt im Honorar enthalten ist oder gesondert berechnet wird. Benenne bei separater Abrechnung den Preis, die Einheit, den Umfang und die Umsatzsteuerbehandlung. Die folgende Tabelle ist eine praktische Entscheidungshilfe, kein gesetzlicher Preiskatalog.
Die Tabellen sind auf kleinen Bildschirmen seitlich verschiebbar. Mit der Tastatur: Tabelle fokussieren und Pfeiltasten verwenden.
| Modell | Wofür bezahlt der Kunde? | Vorher klären |
|---|---|---|
| Kilometerpreis | Eine vereinbarte Zahl abrechenbarer Kilometer × Preis je Kilometer. | Tatsächlich gefahrene oder anders vereinbarte Strecke? Hin- und Rückweg? Welche Umwege sind abrechenbar? |
| Anfahrtspauschale | Einen festen Betrag je vereinbartem Besuch oder Einsatz. | Welcher Radius, wie viele Anfahrten und welche Leistungen sind enthalten? Gilt die Pauschale auch bei einer Mehrkundentour? |
| Vergütete Reisezeit | Die vereinbarte Fahrt- beziehungsweise Reisezeit × Zeitpreis. | Beginn, Ende, Rundung, Wartezeiten und Abgrenzung zur Arbeitszeit beim Kunden. |
Modelle können miteinander kombiniert werden, wenn die Bestandteile klar vereinbart sind. Rechne zum Beispiel nicht zusätzlich eine Kilometerposition ab, wenn dieselben Fahrzeugkosten bereits vollständig von der vereinbarten Pauschale erfasst sind. Eine Pauschale kann dagegen anders kalkuliert sein als ein reiner Kilometerpreis; entscheidend ist die konkrete Vereinbarung.
Hinweg, Rückweg und mehrere Termine transparent abgrenzen
„Anfahrt wird berechnet“ lässt zu viele Fragen offen. Halte als praktische Vereinbarung fest, von welchem Ausgangspunkt aus gerechnet wird, ob beide Richtungen dazugehören und wie gemeinsame Touren behandelt werden. Plane außerdem eine Regel für Umleitungen, zusätzliche Besuche und vom Kunden gewünschte Änderungen ein.
- Einzeltermin: Beispielsweise Betrieb → Einsatzort → Betrieb, mit getrennt nachvollziehbarem Hin- und Rückweg.
- Mehrere Kunden: Tatsächliche Abschnitte und einen nachvollziehbaren, vereinbarten Verteilungsschlüssel nutzen. Keine Strecke ohne sachliche oder vertragliche Grundlage mehrfach als vollständige Anfahrt berechnen.
- Private Umwege: Von den Kundenpositionen trennen. Die gefahrene Strecke bleibt in der eigenen Dokumentation richtig; abrechenbare Kilometer werden gesondert ermittelt.
- Reisezeit: Nach der Vereinbarung nachweisen. Ein aufgezeichneter Fahrzeugstillstand ist kein Beleg für erbrachte Arbeitsleistung.
Ein konkretes Beispiel mit drei Auftraggebern findest du im Fahrtenbuch-Ablauf für Freiberufler und Projekte. Für Materialstopps und Baustellentouren ergänzt der Ratgeber zur Abrechnung im Handwerk den Ablauf.
Fahrt und Auftrag mit wenigen Angaben verbinden
Notiere Datum, Start, Ziel, tatsächlichen Anlass und Strecke zeitnah. Ergänze für deine Abrechnung einen Auftragsbezug, das vereinbarte Modell, die abrechenbare Kilometerzahl und gegebenenfalls die vergütete Reisezeit. Erkläre, warum eine abrechenbare Strecke von der tatsächlich gefahrenen abweicht. Eine Referenz auf Angebot oder Auftragsbestätigung erleichtert die Kontrolle.
Diese Felder sind Empfehlungen für deinen Arbeitsablauf. Sie sind nicht alle eigenständige gesetzliche Pflichtfelder jeder Rechnung. Umgekehrt genügen diese Notizen allein nicht automatisch für ein steuerlich ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Dessen zusätzliche Anforderungen erläutert der Grundlagenartikel zum elektronischen Fahrtenbuch.
Bewahre die ursprüngliche Fahrtdokumentation auf und erläutere Korrekturen nachvollziehbar. Erstelle eine gesonderte Abrechnungszuordnung, wenn du eine Tour auf mehrere Aufträge verteilst. Ändere dafür nicht nachträglich die tatsächliche Route in erfundene Einzelanfahrten.
Fiktive Beispielabrechnung: 64 Kilometer zu vereinbarten 0,60 €
Ausdrücklich fiktives Rechenbeispiel: Eine IT-Beraterin besucht am 18. September 2026 einen inländischen Geschäftskunden. Beide haben vier Stunden Beratung zu 100,00 € netto, Hin- und Rückfahrt mit insgesamt 64 km zu frei gewählten, vereinbarten 0,60 € netto je Kilometer und 75 Minuten Reisezeit zu 40,00 € netto je Stunde vereinbart. Die 0,60 € sind kein gesetzlicher Satz und kein Caranea-Preis.
Für das Beispiel gilt Regelbesteuerung mit 19 % Umsatzsteuer auf alle gezeigten Positionen. Kleinunternehmerregelung, Steuerbefreiungen, Auslandssachverhalte und eine Steuerschuld des Leistungsempfängers sind ausgeschlossen. Hin- und Rückweg betragen jeweils 32 km; private Wege und andere Kunden sind nicht enthalten.
| Position | Berechnung | Betrag netto |
|---|---|---|
| IT-Beratung vor Ort, Auftrag IT-260918 | 4 Stunden × 100,00 € | 400,00 € |
| Vereinbarte Hin- und Rückfahrt | (32 + 32) km × 0,60 € | 38,40 € |
| Vereinbarte Reisezeit | 75 ÷ 60 Stunden × 40,00 € | 50,00 € |
| Summe netto | 400,00 € + 38,40 € + 50,00 € | 488,40 € |
| Umsatzsteuer, 19 % | 488,40 € × 0,19, auf Cent gerundet | 92,80 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 488,40 € + 92,80 € | 581,20 € |
Die Tabelle ist ein Rechnungsausschnitt, keine versandfertige Musterrechnung. Rechnungsnummer, vollständige Beteiligtenangaben und weitere erforderliche Angaben ergänzt du im Rechnungssystem. Ein steuerlicher Ansatz von Fahrzeugkosten wird unabhängig von den hier vereinbarten Kundenpreisen geprüft.
Fahrtkosten sind nicht automatisch umsatzsteuerfreie Auslagen
Eigene Fahrtkosten werden durch die Bezeichnung „Auslagen“ nicht zu einem durchlaufenden Posten. Dafür kommt es darauf an, ob Beträge im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden. Ein eigener Kilometerpreis ist davon zu unterscheiden. Die steuerliche Einordnung deiner Leistung bestimmt, wie du die Weiterberechnung behandelst. § 10 Abs. 1 UStG: Entgelt und durchlaufende Posten.
Die 19 % im Beispiel folgen dem allgemeinen Steuersatz unter den ausdrücklich genannten Annahmen. Bei anderen Leistungen oder Steuerbefreiungen darfst du das Ergebnis nicht ungeprüft übertragen. Auch für Kleinunternehmer gelten eigene Regeln. § 12 UStG: Steuersätze; § 19 UStG: Kleinunternehmer.
Was gehört in die Rechnung?
Für eine reguläre Rechnung prüfst du insbesondere:
- Vollständige Namen und Anschriften von leistendem Unternehmen und Kunde; Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Leistenden.
- Ausstellungsdatum und eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer.
- Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung; die Fahrtkostenposition nachvollziehbar zu dieser Leistung.
- Entgelt nach Steuersätzen beziehungsweise Befreiungen, vereinbarte Entgeltminderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder Befreiungshinweis.
- Zusätzliche Angaben, soweit ein Sonderfall sie verlangt, etwa bei einer Gutschrift.
Die rechtlichen Anforderungen und Sonderfälle stehen in § 14 UStG. Ein beigefügter Fahrtnachweis kann Einzelheiten erklären. Werden erforderliche Angaben auf mehrere Dokumente verteilt, müssen diese eindeutig verbunden und prüfbar sein; Entgelt und Steuerbetrag werden zusammengefasst angegeben. § 31 UStDV: Rechnung aus mehreren Dokumenten.
Ein Fahrtenbuch-PDF ist nicht automatisch eine E-Rechnung
Ein reiner PDF-Fahrtnachweis ersetzt keine vollständige Rechnung. Eine einfache PDF-Rechnung wiederum ist seit 2025 keine strukturierte E-Rechnung. Dafür braucht es ein geeignetes strukturiertes Format, etwa XRechnung oder eine passende ZUGFeRD-Ausprägung. Für inländische B2B-Umsätze gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden; ein einfaches elektronisches Format wie PDF setzt dabei die Zustimmung des Empfängers voraus. Öffentliche Auftraggeber können gesonderte Anforderungen haben. BMF: E-Rechnung, insbesondere Fragen 2, 4a, 7 und 11.
Nur Daten zum betreffenden Auftrag an den Kunden senden
Falls ein Kunde einen Fahrtnachweis benötigt, stelle einen auf seinen Auftrag begrenzten Auszug zusammen. Prüfe vor dem Versand jeden enthaltenen Eintrag. Private Fahrten, Anschriften anderer Kunden und fremde Termine gehören nicht in diese Anlage. Ein vollständiges Monatsfahrtenbuch ist dafür meist ungeeignet. Personenbezogene Daten sind zweckgebunden und auf das erforderliche Maß beschränkt zu verarbeiten. DSGVO: Art. 5 Abs. 1 Buchstaben b und c.
- Vereinbarung: Modell, Preis, Umsatzsteuer, Hin-/Rückweg und Reisezeit mit dem Auftrag abgleichen.
- Nachweis: Datum, Ziel, Anlass und tatsächliche Fahrt prüfen; Abweichungen erläutern.
- Zuordnung: Gemeinsame Tourabschnitte nur nach dem vereinbarten Schlüssel verteilen und Doppelberechnungen ausschließen.
- Rechnung: Mengen, Preise, Steuer, Pflichtangaben und erforderliches Rechnungsformat kontrollieren.
- Versand: Nur relevante Fahrtdaten beifügen; Rechnung, Angebot und zugehörigen Nachweis nachvollziehbar ablegen.
Caranea unterstützt die Fahrtdokumentation
Das vollständige kostenlose Fahrtenbuch von Caranea ist allein mit der App nutzbar. Fahrtenkategorisierung, PDF-Export, Änderungshistorie und Funktionen zur Behandlung von Aufzeichnungslücken sind vorhanden. Kostenpflichtige Tracker und Tracker-Abos sind optional.
Caranea ist eine Marke der RideLink GmbH. Der App-Einstieg erfolgt über die RideLink-App beziehungsweise die RideLink Web-App. Den Auftragsbezug und die Abrechnungsprüfung organisierst du mit deinen vorhandenen Unterlagen. Eine spezielle Projektabrechnung oder automatische Rechnungserstellung wird hier nicht zugesagt. Prüfe den tatsächlichen Umfang eines Exports, bevor du daraus einen Kundennachweis erstellst.
Häufige Fragen zur Fahrtkostenabrechnung
Muss ich meinen Kunden genau 0,30 € je Kilometer berechnen?
Nein. Eine steuerliche Kilometerpauschale ist kein allgemeiner gesetzlicher Kundenpreis. Maßgeblich sind die für deinen Auftrag geltenden Vergütungsregeln und eure Vereinbarung. Der Preis von 0,60 € im Beispiel ist ausdrücklich frei gewählt.
Darf ich Hin- und Rückfahrt berechnen?
Klärt im Auftrag, welche Wege vergütet werden. Bei einem vereinbarten Hin- und Rückweg dokumentierst du beide Abschnitte. Bei einer Mehrkundentour darfst du nicht ohne Grundlage für jeden Kunden eine tatsächlich nicht erfolgte komplette Einzelfahrt ansetzen.
Sind weiterberechnete Fahrtkosten umsatzsteuerfrei?
Nicht automatisch. Eigene Fahrtkosten sind nicht allein deshalb durchlaufende Posten, weil du sie als Auslagen bezeichnest. Prüfe die steuerliche Behandlung der konkreten Leistung und gegebenenfalls eine anwendbare Befreiung.
Kann ich einfach das gesamte Fahrtenbuch als Rechnungsanlage versenden?
Sende nur die erforderlichen Informationen zum jeweiligen Auftrag. Andere Kundentermine und private Fahrten gehören nicht in den Kundennachweis. Prüfe den Auszug vor dem Versand und behalte die vollständige Ausgangsdokumentation intern.
Erstellt Caranea aus meinem PDF-Export automatisch eine Rechnung?
Eine automatische Rechnungs- oder E-Rechnungsfunktion wird für Caranea nicht zugesagt. Der PDF-Export unterstützt deine Fahrtdokumentation. Die Rechnung mit den erforderlichen Angaben und dem passenden Format erstellst du gesondert.
Beispielpersonen, Auftrag und Beträge sind fiktiv. Die Checklisten sind organisatorische Empfehlungen. Sonderfälle bei Vergütung, Umsatzsteuer und Rechnungsformat benötigen eine Prüfung anhand deines tatsächlichen Auftrags.